Guía del panel · Tu Localidad Reservas

Guía del panel de reservas

Esta guía es para que el equipo de tu restaurante aprenda a usar el panel de Tu Localidad Reservas por su cuenta. Está pensada para leerla con el panel abierto al lado: cada apartado tiene las capturas reales de lo que vas a ver, con el botón que hay que pulsar marcado en verde.

1. Entrar al panel y cambiar la contraseña

Paso 1

Abre https://reservas.tulocalidad.es/login. Pon tu email, tu contraseña y pulsa Acceder. Al entrar aterrizas en el Timeline del día.

La pantalla de entrada en el móvil. Los números 1, 2 y 3 marcan lo que tienes que rellenar y pulsar.

Paso 2

A la izquierda tienes el menú. En la parte de arriba está lo del día a día (Timeline y Reservas). Debajo, un desplegable llamado Avanzado con todo lo que casi nunca vas a tocar: horarios, mesas, zonas, configuración…

En tablet y ordenador el menú está siempre a la vista a la izquierda.

Paso 3

En el móvil el menú arranca escondido para que la pantalla sea más grande. Pulsa el icono con las tres rayas de arriba a la izquierda para abrirlo.

En el móvil, el menú está escondido: pulsa este botón para abrirlo.

Paso 4

Pulsa la cabecera Avanzado para desplegar el resto de opciones. Se mantiene cerrado por defecto para no abrumar; solo se abre cuando lo necesitas.

El grupo Avanzado desplegado con las 8 opciones de dentro.

Paso 5

Entra en Configuración (dentro de Avanzado). Aquí vive todo lo que configura tu restaurante y, al final del todo, la zona de Seguridad.

El enlace Configuración, al final del grupo Avanzado.

Paso 6

Baja hasta Seguridad → Cambiar contraseña. Pon tu contraseña actual, elige una nueva (mínimo 8 caracteres), repítela y pulsa el botón Cambiar contraseña.

Los tres campos (actual, nueva, repetir) y el botón de guardar.

Ojo: Al cambiar la contraseña, el sistema cierra las sesiones de los demás dispositivos (otro móvil, el iPad del bar, el ordenador de casa). El dispositivo desde el que la cambias se queda conectado. Si quieres cerrar solo las demás sesiones sin cambiar la clave, en el mismo bloque de Seguridad hay un botón Cerrar las demás sesiones.

2. Zonas: salón, barra, terraza…

Paso 1

En Avanzado → Zonas aparecen todas las zonas de tu restaurante. Para crear una nueva pulsa + Añadir Zona arriba a la derecha.

Lista de zonas y el botón para crear una nueva.

Paso 2

Rellena el Nombre (lo que verá tu equipo), marca Zona exterior si es terraza o patio, y pulsa Guardar. Para cambiar el nombre más adelante, el lápiz de la tarjeta abre el mismo cuadro en modo editar.

Cuadro de nueva zona: nombre, exterior sí/no y orden en el que aparece.

Ojo: Si borras una zona (icono de la papelera), las mesas que tenía dentro no se borran, se quedan sin zona asignada y aparecen en un grupo «Sin zona» en la pantalla de Mesas.

3. Mesas: altas, cambios y juntar mesas

Paso 1

En Avanzado → Mesas ves todas tus mesas agrupadas por zona. Para añadir una pulsa + Añadir Mesa.

Lista de mesas por zona y el botón para añadir una nueva.

Paso 2

Pon Etiqueta (lo que lee tu equipo: «Salón 1», «Terraza 3»), Cap. min y Cap. max (cuánta gente mínimo y máximo), elige Zona y Forma . Si vas a juntar dos o más mesas para grupos grandes, marca Combinable y pon la misma letra en Grupo para las que se juntan entre sí, con la Cap. combinada total.

Las mesas con la misma letra de Grupo son las que se pueden juntar entre sí. Cap. combinada es cuánta gente cabe en todas unidas.

Ojo: La papelera de las mesas no borra, desactiva: la mesa deja de ofrecerse para reservas nuevas pero las que ya tiene asignadas se quedan en ella. Si vas a desactivar una mesa que tiene reservas futuras, muévelas antes a otra mesa desde su panel lateral (Editar reserva).

4. Horarios: cuándo abres y los turnos

Paso 1

En Avanzado → Horarios hay una pestaña por cada día de la semana. Pulsa el día que quieras configurar. Debajo aparecen los turnos de ese día. Para añadir uno nuevo, + Añadir turno.

Imagen no disponible – usa el panel para ver las pestañas de la semana.

Paso 2

Elige Nombre («Comida», «Cena»…), confirma el Día, pon la hora de Inicio y Fin, el Intervalo (cada cuánto se ofrece hora, 30 minutos es lo típico) y la Duración (cuánto reservas la mesa por reserva, 90 min para cenar es lo típico).

Imagen no disponible – usa el panel para ver el cuadro de un nuevo turno.

Ojo: Para cerrar temporalmente un día (vacaciones, obras) usa el botón del enchufe del turno, no la papelera. El enchufe lo deja «Inactivo» sin borrar sus horas; la papelera obliga a volver a crearlo entero.

5. Días cerrados y días especiales

Paso 1

En Avanzado → Días cerrados aparece la lista. Para añadir un festivo o un día con horario distinto, pulsa + Añadir.

Imagen no disponible – usa el panel para ver la lista de días especiales.

Paso 2

Elige la Fecha en el calendario. Si marcas Cerrado todo el día ese día no se podrá reservar. Si lo desmarcas, pide Apertura y Cierre solo para ese día (por ejemplo, Nochebuena cierra a las 17:00). La Nota es libre para que recuerdes el porqué.

Imagen no disponible – usa el panel para ver el cuadro de día especial.

Ojo: Un día especial pisa a los turnos regulares de ese día de la semana. Si pones «Cerrado todo el día» el 24 de diciembre, no entran reservas aunque sea martes y los martes abras.

6. Datos del restaurante

En Configuración → Mi restaurante. Nombre, tipo de cocina (eliges hasta tres del catálogo), descripción, dirección, teléfono, latitud/longitud y email del restaurante (aquí te llegan los avisos). Cada bloque tiene su propio botón Guardar.

Imagen no disponible – usa el panel para ver los datos del restaurante.

Ojo: La pista para la latitud y la longitud es: abre Google Maps, pulsa sobre la puerta de tu restaurante y copia las dos cifras largas que aparecen. La primera es la latitud, la segunda la longitud. Así el enlace «Cómo llegar» lleva al cliente exacto a tu puerta.

7. Logo y color de marca

Mismo Configuración, bloque Logo y color de marca. Pulsa Subir para añadir tu logo (JPG, PNG o WebP, hasta 5 MB). El color de acento es el que tendrán los botones del formulario público donde tus clientes reservan.

Imagen no disponible – usa el panel para ver la configuración del logo.

Ojo: Si eliges un color muy claro, la aplicación te avisa de que el texto blanco cuesta leerse encima y te ofrece un botón Ajustar que lo oscurece justo lo necesario, manteniendo tu tono.

8. Mensaje a tus clientes

En Configuración → Mensaje a mis clientes. Un texto corto (280 caracteres) que verá el cliente al reservar y en el email de confirmación. Por ejemplo: «Reservamos tu mesa 15 minutos. Si llegas más tarde, llámanos.»

Imagen no disponible – usa el panel para ver el cuadro del mensaje.

Ojo: Es un texto neutro, igual para todos los clientes. Para avisos puntuales (un corte de agua, una fiesta especial), llama o pon el aviso directamente en tu cuenta de redes.

9. Ajustes de reservas por internet

En Configuración → Reservas por internet. El interruptor Aceptar reservas por internet abre y cierra el formulario público. Debajo configuras duración habitual, máximo de comensales, aviso de llamar desde N personas, antelación mínima y máxima, y hasta cuántas horas o días antes se puede cancelar.

Imagen no disponible – usa el panel para ver los ajustes de reservas.

Ojo: «Avisar de llamar desde N personas» sirve para los grupos grandes. A partir de ese número, los clientes ven en la web «Llame al restaurante» en lugar del botón de reservar, y la reserva pasa por ti. Déjalo en blanco para desactivarlo.

10. Datos que pides al cliente

En Configuración → Datos que pido al cliente. El nombre siempre es obligatorio. Marca si quieres pedir email y/o teléfono (al menos uno de los dos). También eliges si el formulario pregunta si prefiere terraza, si necesita trona y si hay alergias o intolerancias.

Imagen no disponible – usa el panel para ver los datos del cliente.

Ojo: Si marcas el email como opcional, el sistema te lo pedirá igualmente cuando el cliente reserve con mucha antelación. Es para poder mandarle el recordatorio por email los días antes. Puedes ajustar a partir de cuántos días en el mismo bloque.

11. Avisos en este dispositivo

En Configuración → Avisos en este dispositivo. Pulsa Activar para que te lleguen notificaciones por reserva nueva y por cancelación en este aparato. Hay que activarlo en cada aparato por separado (iPad del mostrador, móvil del dueño, portátil del back office).

Imagen no disponible – usa el panel para ver los avisos.

Ojo: En iPhone/iPad hay que Añadir a pantalla de inicio desde Safari antes de poder activar los avisos. En Safari normal no funciona. Si tu navegador los tiene bloqueados, la propia pantalla te explica el candado de la URL → Permisos → Notificaciones → Permitir.

12. Código QR y enlace público

En Configuración → Código QR. El cuadro grande muestra la URL pública de tu restaurante (https://reservas.tulocalidad.es/reservar/<tu-slug>). Pulsa Descargar PNG (para carteles e imprenta a ~10 cm) o Descargar SVG (para imprimir a cualquier tamaño). Para WhatsApp o Instagram, copia el enlace de «Apunta a» tal cual.

Imagen no disponible – usa el panel para ver el código QR.

Ojo: Si estás probando en un entorno de pruebas, la pantalla te avisa en amarillo «No lo mandes a imprimir». El QR definitivo se genera siempre desde reservas.tulocalidad.es.

13. El día a día: Timeline y Mapa

La pantalla Timeline (la que se abre al entrar) muestra el servicio del día: las mesas en filas y cada reserva como una barra de color. La línea roja vertical marca la hora actual. Arriba a la derecha, los botones + Nueva reserva y Registrar walk-in.

Imagen no disponible – usa el panel para ver el Timeline.

Ojo: Al lado del Timeline hay una pestaña Mapa que pinta el plano de tu local en vivo con el estado de cada mesa. Solo funciona si has colocado tus mesas en Avanzado → Plano de sala. Mientras no lo hagas, la pestaña está pero sale vacía.

14. Apuntar una reserva por teléfono

Desde el Timeline, pulsa + Nueva reserva. Rellena Nombre (obligatorio), Teléfono (opcional, con autocompletado si el cliente ya está en tu lista), fecha, hora, mesa (opcional: puedes marcar varias para montar tableros) y pulsa Crear reserva.

Imagen no disponible – usa el panel para ver el cuadro de nueva reserva.

Ojo: Un atajo útil: en el Timeline, haz clic directamente sobre el hueco libre de la mesa en el que quieres colocar la reserva. Se abre el mismo cuadro con esa mesa y esa hora ya rellenas (ajustadas al cuarto de hora más cercano).

15. Walk-in: alguien llega sin reservar

En el Timeline, botón ámbar Registrar walk-in. Pon Comensales, elige Duración (30, 60, 90 o 120 min), escoge Mesa libre ahora (el sistema te muestra solo las que están libres el tiempo que has pedido) y pulsa Registrar walk-in.

Imagen no disponible – usa el panel para ver el cuadro de walk-in.

Ojo: El botón solo se activa si el día que estás mirando es hoy. Y si el servicio ya está cerrado, o quedan menos de 30 minutos para que cierre el turno, el cuadro te lo avisa en rojo y no deja guardar — no se pueden sentar a menos de 30 min del cierre.

16. Reserva fuera de horario

En el cuadro de Nueva reserva hay un interruptor Reserva fuera de horario público. Actívalo para apuntar en tu agenda interna una reserva que cae fuera de los turnos (por ejemplo, las 15:00 cuando la comida cerraba a las 15:30).

Imagen no disponible – usa el panel para ver el interruptor.

Ojo: Una reserva marcada así no sale en el formulario público: solo la tienes tú en tu agenda. Además, el cliente no puede modificarla por el enlace que le llega por email, solo cancelarla. Si quiere cambiarla, tiene que llamarte.

17. Modificar, no-show o cancelar

Paso 1

En el Timeline, pulsa sobre la barra de una reserva. Se abre un cuadro con todos sus datos: cliente, mesa, hora, comensales, canal por el que entró, historial del cliente, y notas si las hay.

Imagen no disponible – usa el panel para ver el panel lateral.

Paso 2

Debajo tienes los botones de acción. Sentar cuando llega el cliente, No-show si no se ha presentado, Cancelar reserva si avisa de que no viene. Para cambiar fecha, hora, mesa o datos del cliente, pulsa Editar reserva arriba.

Imagen no disponible – usa el panel para ver los botones de acción.

Ojo: Si marcas no-show por error (o el sistema lo marca por la noche porque nadie tocó «Sentar» durante el servicio), se puede recuperar: el mismo panel lateral deja volver a pulsar «Sentar» (si acabas de darte cuenta y están comiendo) o «Terminar» (si lo ves al día siguiente). El contador de no-shows del cliente se descuenta solo.

18. Cómo te llegan avisos de reservas nuevas

Paso 1

Dos canales, no excluyentes. Email: siempre que entra una reserva nueva o un cliente cancela, el sistema manda un correo a la dirección que esté en Configuración → Mi restaurante → Email del restaurante.

Paso 2

Avisos en el navegador (push). Se activan por aparato en Configuración → Avisos en este dispositivo. Si no configuras el email y no activas los avisos en ningún aparato, el sistema no te avisa — tendrás que entrar al panel para enterarte.

Ojo: Solo te avisamos de las reservas que hacen tus clientes por internet. Las que apuntas tú en el panel no generan aviso, porque ya las conoces.

19. Esto lo hacemos nosotros

Hay un pequeño grupo de cosas que no se tocan desde tu panel para evitar accidentes. Si necesitas cualquiera de ellas, escríbenos y lo cambiamos en el momento:

Cambiar la dirección web corta de tu restaurante (el slug en reservas.tulocalidad.es/reservar/<tu-slug>).
Cambiar tu plan (free, basic, pro).
Poner tu restaurante en modo «no visible» en el listado público.
Vincular tu ficha con el portal de Tu Localidad.
Cambiar la localidad con la que apareces en los buscadores por zona.
Dar de alta a otro miembro del equipo con su propio usuario y contraseña.
Dar de alta otro restaurante distinto bajo tu misma cuenta.

Ojo: Todo lo demás (datos de contacto, mesas, zonas, turnos, logo, color, mensaje, ajustes de reservas, contraseña, avisos) lo puedes hacer tú desde el panel.

20. Antes de cerrar: unos avisos útiles

Después de una actualización del panel, abre en ventana nueva

Cuando subimos cambios al panel, puede que tu navegador siga mostrándote la versión antigua guardada en caché. Si ves un comportamiento raro, cierra y vuelve a abrir el navegador, o abre el panel en una ventana de incógnito.

Un cierre a las 00:00

Si tu turno de cena cierra a las 00:00 y la duración por defecto es 90 min, la web pública ofrece hasta las 23:30. El cuadro de nueva reserva del panel solo deja pulsar hasta las 22:30, pero puedes escribir la hora que quieras a mano en «Otro horario».

Si borras un turno, pierdes su configuración

La papelera de los turnos los borra para siempre. Para cerrar un día solo esta semana usa el botón del enchufe: deja el turno «Inactivo» con todas sus horas guardadas y vuelve a activarlo con otro clic.

Los no-shows se pueden recuperar

Si marcas no-show por error, o si el sistema lo pone de madrugada porque nadie tocó «Sentar» durante el servicio, abre el panel lateral de la reserva y vuelve a pulsar «Sentar» o «Terminar». El contador de no-shows del cliente se corrige solo.